Ketika sebuah bisnis mulai berkembang, biasanya muncul pertanyaan yang sama: apakah sebaiknya menggunakan aplikasi yang sudah tersedia di pasaran atau membuat aplikasi sendiri? Tidak ada jawaban yang benar untuk semua orang. Banyak bisnis justru lebih cocok menggunakan aplikasi jadi, sementara sebagian lainnya baru benar-benar berkembang setelah beralih ke aplikasi custom. Pertanyaannya bukan mana yang lebih baik, tetapi mana yang lebih sesuai dengan kondisi bisnis Anda.
Apa Perbedaan Aplikasi Jadi dan Aplikasi Custom?
Ketika kita berbicara mengenai aplikasi jadi, yang saya maksud di sini adalah aplikasi yang sudah selesai dibuat oleh salah satu pengembang dan Anda bisa langsung memakai aplikasi tersebut, biasanya dengan membayarkan biaya berlangganan. Biasanya aplikasi-aplikasi seperti ini sudah memiliki nama (brand-name) seperti MOKA POS, Accurate, Mekari Jurnal, atau Jodoo.
Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Jadi?
Kelebihan utama aplikasi jadi adalah Anda dapat langsung menggunakannya tanpa harus menunggu proses pengembangan yang bisa memakan waktu berbulan-bulan. Biaya awalnya juga jauh lebih rendah karena Anda hanya perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan. Selain itu, aplikasi seperti ini umumnya sudah digunakan oleh banyak perusahaan sehingga bug yang sering muncul biasanya sudah diperbaiki dan dokumentasinya pun relatif lengkap.
Namun di sisi lain, aplikasi jadi dibuat untuk memenuhi kebutuhan banyak perusahaan sekaligus. Akibatnya, ada kemungkinan alur kerja pada perusahaan Anda tidak sepenuhnya sesuai dengan cara kerja aplikasi tersebut. Anda mungkin perlu mengubah proses bisnis agar sesuai dengan alur pada aplikasi yang Anda gunakan. Selain itu, biasanya aplikasi jadi memiliki batasan jumlah pengguna yang dapat menggunakan aplikasi disaat bersamaan, sehingga biaya langganan dapat meningkat seiring berkembangnya jumlah tim pada bisnis Anda.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah integrasi. Jika perusahaan Anda menggunakan beberapa aplikasi sekaligus, belum tentu semuanya dapat saling bertukar data dengan mudah. Pada akhirnya, karyawan masih harus melakukan pekerjaan berulang seperti menyalin data dari satu sistem ke sistem lainnya dan melakukan login pada banyak aplikasi berbeda untuk bekerja.
Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Custom?
Berbeda dengan aplikasi jadi, aplikasi custom dirancang khusus mengikuti kebutuhan bisnis Anda. Artinya, alur kerja yang sudah berjalan tidak perlu dipaksa menyesuaikan aplikasi. Justru aplikasi yang akan dirancang mengikuti proses bisnis perusahaan Anda. Hal ini sering kali membuat pekerjaan menjadi lebih efisien karena fitur yang dibuat benar-benar sesuai kebutuhan dan tidak dipenuhi fitur-fitur yang tidak pernah digunakan.
Selain itu, aplikasi custom juga lebih mudah dikembangkan di masa depan. Ketika bisnis berkembang, Anda dapat menambahkan fitur baru, menghubungkan dengan sistem lain, atau mengubah proses bisnis tanpa harus menunggu penyedia aplikasi melakukan pembaruan.
Namun tentu saja ada konsekuensinya. Biaya pengembangan aplikasi custom biasanya jauh lebih besar dibandingkan menggunakan aplikasi jadi. Proses pembuatannya juga membutuhkan waktu dan memerlukan komunikasi yang baik antara Anda dan vendor agar hasil akhirnya benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Jika kebutuhan bisnis Anda sendiri masih sering berubah, proyek aplikasi custom juga berpotensi mengalami banyak perubahan selama proses pengembangan.
Karena itu, aplikasi custom bukan berarti selalu lebih baik. Pada kondisi tertentu, justru menggunakan aplikasi jadi merupakan keputusan yang lebih bijaksana.
Mana yang Lebih Cocok Untuk Saya?
Secara umum, saya biasanya menyarankan bisnis yang masih baru atau sedang bertumbuh untuk mencoba aplikasi jadi terlebih dahulu. Selain lebih cepat digunakan, Anda juga bisa memahami proses bisnis perusahaan Anda tanpa harus mengeluarkan investasi yang terlalu besar. Setelah beberapa waktu, Anda akan mulai mengetahui fitur apa saja yang benar-benar dibutuhkan dan bagian mana yang justru menghambat pekerjaan.
Sebaliknya, jika perusahaan Anda mulai menggunakan banyak aplikasi sekaligus, sering melakukan pekerjaan manual yang berulang, atau memiliki proses bisnis yang cukup unik sehingga sulit mengikuti alur aplikasi yang tersedia di pasaran, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan aplikasi custom.
Tidak perlu terburu-buru membuat aplikasi sendiri hanya karena merasa bisnis sudah berkembang. Namun jangan juga bertahan terlalu lama menggunakan aplikasi jadi apabila biaya langganan, pekerjaan manual, dan keterbatasan sistem mulai menghambat operasional perusahaan. Keputusan terbaik bukan ditentukan oleh ukuran perusahaan, melainkan oleh kebutuhan bisnis yang ingin Anda selesaikan.
