Siapa yang pernah memulai proyek IT dengan vendor tanpa kontrak di awal pengerjaan? Mungkin alasannya mungkin karena Anda sudah merasa percaya dengan teman atau saudara. Atau mungkin Anda bingung apa yang harus dituangkan ke dalam kontrak kerja? Yang pasti, kontrak kerja itu wajib dibuat sebelum memulai pekerjaan dengan vendor untuk memastikan Anda mendapatkan hasil yang sesuai dengan Anda butuhkan. Selain cakupan pekerjaan, biaya, dan jadwal penyelesaian, masih ada beberapa hal penting yang sering terlupakan. Padahal, hal-hal inilah yang biasanya baru dipermasalahkan ketika proyek sudah berjalan atau bahkan setelah aplikasi selesai dibuat. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa hal yang sering terlupakan ketika memulai proyek IT.
Cakupan, Biaya dan Durasi Pekerjaan
Jika anda baru pertama kali mempekerjakan vendor untuk mengerjakan proyek IT, pastikan kontrak menjelaskan dengan rinci apa saja yang akan Anda dapatkan dari proyek tersebut. Jangan hanya menuliskan "pembuatan website" atau "pembuatan aplikasi", tetapi rincikan fitur apa saja yang termasuk di dalamnya. Jika ada desain UI, dokumentasi, user manual, pelatihan pengguna, atau migrasi data, pastikan semuanya juga tertulis dengan jelas. Hal yang tidak tercantum di dalam kontrak berpotensi menimbulkan perbedaan pemahaman di kemudian hari. Kemungkinan besar, vendor tidak berniat jahat, tapi apa yang mereka asumsikan biasa mungkin tidak sama dengan persepsi Anda mengenai apa saja yang akan Anda dapatkan.
Selain itu, pastikan biaya dan jadwal penyelesaian juga dijelaskan dengan rinci. Apakah pembayaran dilakukan di muka, bertahap sesuai progres, atau setelah pekerjaan selesai? Kapan proyek dianggap selesai? Semakin jelas definisi di awal, semakin kecil kemungkinan terjadi perselisihan selama proyek berlangsung. Jika Anda mempekerjakan vendor freelance, pastikan pekerjaan dapat diselesaikan dalam tenggat waktu yang sudah disepakati bersama. Jika perlu, tuliskan juga apa yang akan dilakukan jika pekerjaan terlambat diselesaikan sesuai waktu yang disepakati.
Perubahan Cakupan atau Tambahan Fitur
Hampir tidak ada proyek aplikasi yang benar-benar selesai tanpa perubahan. Ketika melihat aplikasi mulai terbentuk, sering kali muncul ide baru yang sebelumnya tidak terpikirkan. Terkadang juga perubahan harus dilakukan setelah aplikasi selesai dan diujicoba. Biasanya hal tersebut terjadi karena praktek penggunaan aplikasi setelah diimplementasikan tidak seindah perencanaan di awal pengerjaan. Hal ini sangat wajar dan hampir selalu terjadi. Yang perlu disepakati sejak awal bukanlah bagaimana mencegah perubahan, tetapi bagaimana perubahan tersebut akan ditangani. Apakah setiap perubahan akan dikenakan biaya tambahan? Bagaimana proses persetujuannya? Apakah perubahan akan memperpanjang durasi pengerjaan? Dengan menyepakati proses ini sejak awal, kedua belah pihak akan lebih nyaman ketika perubahan memang diperlukan. Selain itu jelaskan juga apakah komunikasi permintaan perubahan dilakukan melalui WhatsApp, email, atau sistem tiket? Siapa yang berwenang memberikan persetujuan perubahan?
Implementasi dan Garansi
Banyak orang menganggap proyek selesai ketika aplikasi selesai dibuat. Padahal, masih banyak hal yang baru dimulai ketika aplikasi mulai digunakan oleh pengguna sebenarnya. Masa-masa awal aplikasi digunakan oleh pengguna sebenarnya ini disebut juga sebagai masa implementasi. Pada masa implementasi biasanya akan muncul berbagai kondisi yang sebelumnya tidak terpikirkan. Mungkin ada alur kerja yang perlu sedikit disesuaikan, atau ditemukan kasus-kasus khusus yang baru muncul ketika aplikasi digunakan dalam operasional sehari-hari. Setelah masa implementasi selesai, barulah garansi biasanya mulai menjadi acuan ketika ditemukan masalah pada aplikasi. Pastikan Anda memahami definisi garansi dari vendor. Apakah garansi hanya mencakup perbaikan bug, atau juga perubahan fitur? Berapa lama masa garansi berlaku? Berapa lama estimasi vendor merespons pertanyaan atau laporan bug? Jangan sampai Anda beranggapan semua perubahan masih termasuk garansi, sementara vendor menganggap perubahan tersebut merupakan pengembangan baru.
Perawatan dan Backup
Website dan aplikasi bukan produk yang selesai sekali lalu bisa ditinggalkan begitu saja. Server perlu diperbarui, keamanan perlu dijaga, data perlu dibackup, dan terkadang ada perubahan dari layanan pihak ketiga yang mengharuskan aplikasi ikut diperbarui. Karena itu, tanyakan siapa yang bertanggung jawab melakukan perawatan setelah proyek selesai. Apakah vendor menyediakan layanan maintenance? Seberapa sering backup dilakukan? Bagaimana prosedur jika terjadi kehilangan data atau server mengalami gangguan? Hal-hal seperti ini mungkin jarang terjadi, tetapi ketika terjadi, dampaknya bisa sangat besar bagi operasional perusahaan.
Domain, Hosting dan Akses
Domain adalah alamat yang Anda sewa agar website Anda dapat diakses melalui internet. Domain yang baik juga akan membantu website Anda agar lebih mudah ditemukan oleh calon pelanggan Anda. Banyak klien menyerahkan seluruh urusan domain dan hosting kepada vendor. Hal ini memang mempermudah proses pengerjaan, tetapi pastikan Anda tetap memiliki akses terhadap seluruh akun penting tersebut. Pastikan Anda mengetahui siapa pemilik domain, siapa yang memiliki akun hosting, dan siapa yang menyimpan akses administrator. Jangan sampai suatu hari Anda ingin berpindah vendor tetapi tidak memiliki akses terhadap website maupun server Anda sendiri. Pastikan sejak awal terdapat kesepakatan bahwa jika suatu saat Anda memerlukan akses ke domain tersebut, vendor dapat menyerahkannya kepada Anda. Domain adalah hal penting untuk identitas digital perusahaan Anda, jadi pastikan Anda selalu memperpanjang domain anda tepat waktu agar tidak diambil oleh pihak lain. Vendor yang baik seharusnya mengingatkan Anda beberapa saat sebelum domain dan hosting anda selesai masa berlangganannya.
Kepemilikan Source Code dan Hak Cipta
Pertanyaan ini sering kali baru muncul ketika hubungan kerja dengan vendor berakhir. Siapa sebenarnya yang memiliki source code aplikasi yang telah dibuat? Tidak semua vendor memiliki kebijakan yang sama. Ada yang menyerahkan seluruh source code kepada klien setelah proyek selesai, ada pula yang hanya memberikan hak penggunaan aplikasi tanpa menyerahkan source code. Tidak ada jawaban yang mutlak benar atau salah, selama kedua belah pihak menyepakatinya sejak awal. Selain source code, tanyakan juga mengenai kepemilikan desain, ilustrasi, ikon, font, atau lisensi software pihak ketiga yang digunakan dalam proyek. Pastikan Anda memahami mana yang menjadi milik Anda dan mana yang hanya memiliki hak penggunaan. Pastikan juga ketika vendor menggunakan ikon, font atau lisensi software pihak ketiga, mereka menggunakan lisensi open source atau telah memiliki lisensi komersial untuk dapat menggunakan aset tersebut pada proyek Anda.
Keamanan Data dan Kerahasiaan
Jika aplikasi yang akan dibuat menangani data pelanggan, data keuangan, atau informasi penting perusahaan, jangan ragu untuk membahas aspek keamanan sejak awal. Tanyakan bagaimana vendor melindungi data tersebut, bagaimana proses backup dilakukan, dan siapa saja yang memiliki akses terhadap data perusahaan Anda. Idealnya, vendor tidak boleh melihat data Anda kecuali memang benar-benar diperlukan untuk keperluan pekerjaan mereka. Apabila informasi yang akan dibagikan selama proses pengerjaan bersifat sensitif, Anda juga berhak meminta penandatanganan Non Disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan. Vendor profesional umumnya sudah terbiasa dengan permintaan seperti ini.
Penyelesaian Hubungan Kerja
Semua orang pasti ingin kerja sama berjalan dengan baik hingga bertahun-tahun. Namun kontrak yang baik juga perlu mempersiapkan kemungkinan terburuk. Apa yang terjadi jika proyek dihentikan di tengah jalan? Bagaimana jika Anda ingin berpindah vendor di masa mendatang? Apa saja yang akan diserahkan ketika kerja sama berakhir? Pastikan proses serah terima dijelaskan dengan jelas. Misalnya penyerahan source code, database, dokumentasi, akun hosting, domain, maupun akun layanan lain yang berkaitan dengan proyek. Dengan begitu, jika suatu saat kerja sama harus berakhir, proses transisi dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa mengganggu operasional bisnis Anda.
Konklusi
Sebelum menandatangani kontrak, pastikan setidaknya Anda sudah mengetahui jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut:
Apa saja yang akan saya dapatkan dari proyek ini?
Bagaimana jika saya meminta perubahan?
Apa yang termasuk garansi?
Siapa yang merawat server setelah proyek selesai?
Siapa pemilik domain dan source code?
Bagaimana jika kerja sama berakhir?
Kontrak bukan dibuat karena kita tidak percaya kepada vendor, tetapi karena kita ingin memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama sejak awal. Semakin rinci hal-hal penting dibahas sebelum proyek dimulai, semakin kecil kemungkinan muncul kesalahpahaman di kemudian hari. Jangan takut mengajukan pertanyaan sebanyak mungkin sebelum menandatangani kontrak. Vendor profesional seharusnya tidak keberatan menjelaskan setiap poin yang Anda tanyakan. Justru dengan komunikasi yang baik di awal, kedua belah pihak dapat bekerja sama dengan lebih nyaman dan fokus menyelesaikan proyek, bukan menyelesaikan kesalahpahaman.
