Anda mungkin sering mendengar atau bahkan pernah mengalami sendiri mempekerjakan seseorang untuk membuat aplikasi atau website yang kemudian berakhir gagal. Biasanya berujung pada bayaran yang tertahan atau hasil kerja yang tidak dapat digunakan, hal ini pastinya membuat kedua belah pihak baik klien ataupun vendor kecewa. Pastinya tidak ada yang mau proyek aplikasi mereka berakhir gagal. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa penyebab utama kegagalan tersebut agar Anda dapat menghindari hal ini terjadi kepada Anda.

Pekerjaan yang Dimulai Terlalu Terburu-buru

Sebagai pemilik usaha, seringkali kita menyadari kebutuhan akan sistem atau aplikasi ketika hal buruk telah terjadi. Seketika itu juga, kita akan segera mencari solusi dan ingin menerapkannya secepat mungkin. Bagian dari solusi tersebut kadang adalah mempekerjakan seseorang untuk membuat website atau aplikasi. Hal yang mungkin belum dipahami semua orang adalah, membuat aplikasi atau website tidak dapat diburu-buru, terlebih lagi aplikasi untuk menunjang operasional bisnis. Idealnya, sebelum memulai suatu proyek, perlu ada diskusi yang lebih mendalam terkait apa saja yang perlu dikerjakan dalam cakupan proyek. Tentunya hal ini tidak berlaku apabila Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi siap pakai seperti Moka POS, Accurate atau aplikasi sejenis lainnya. Jika Anda menggunakan aplikasi siap pakai, Anda hanya perlu memastikan alur bisnis anda bisa beradaptasi dengan cepat mengikuti alur bisnis yang tersedia pada aplikasi tersebut. Jika waktu tidak memungkinkan, ada baiknya anda mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi siap pakai daripada melakukan pembuatan aplikasi custom dari awal.

Definisi Cakupan Pekerjaan yang Kurang Jelas

Jika pada akhirnya anda memutuskan untuk melakukan pembuatan website atau aplikasi custom, pastikan di awal proyek Anda sudah menentukan seluruh detil fitur yang ingin Anda buat. Anda tidak perlu memahami sisi teknisnya, biarkan developer yang Anda rekrut untuk melakukan itu, tetapi siapkan alur bisnis sedetail-detailnya untuk mempercepat proses pemahaman programmer akan bisnis Anda. Jika vendor dapat langsung memberikan estimasi dan menyetujui proyek tanpa terlebih dahulu memahami proses bisnis Anda, ada baiknya Anda memastikan kembali bahwa kebutuhan yang dibahas memang sudah dipahami dengan baik oleh kedua belah pihak. Penentuan di awal ini juga memastikan tidak ada lagi perubahan signifikan selama aplikasi dibuat. Perubahan dadakan yang terjadi di dalam proses pengerjaan biasanya merupakan faktor terbesar yang menyebabkan suatu proyek terhenti di tengah jalan. Perubahan kecil dari sudut pandang pengguna belum tentu merupakan perubahan kecil dari sudut pandang pengembangan aplikasi.

Sebagai vendor, mereka bertanggung jawab untuk menggali sedalam-dalamnya proses bisnis aplikasi yang akan dikerjakan untuk meminimalisir kesalahan pemahaman. Untuk itu, pastikan Anda sebagai klien juga menjelaskan proses bisnis Anda dengan baik dan transparan agar tidak terjadi perubahan di waktu mendatang. Jika dirasa informasi yang anda bagikan bersifat sensitif, Anda berhak untuk meminta kontrak kerahasiaan (Non Disclosure Agreement) sebelum memulai proses ini. Selain itu, sebagai klien, Anda juga jangan ragu untuk bertanya sedetail-detailnya mengenai fitur atau hal apa yang Anda akan dapat dari proyek tersebut, misalkan apakah UI design dan gambar akan disediakan oleh developer, apakah website akan dibuat dalam dua bahasa atau pertanyaan apapun yang terlintas dalam pikiran Anda. Tidak ada pertanyaan yang terlalu bodoh untuk ditanyakan pada tahap ini demi memastikan kedua belah pihak sampai pada pemahaman yang sama terkait cakupan pekerjaan. 

Memulai Dengan Cakupan Terlalu Besar

Terkadang visi kita untuk aplikasi yang kita butuhkan berjalan terlalu jauh. Banyak proyek yang dimulai dengan “the next tokopedia” atau “sama seperti platform XXXX” atau “super apps all in one” yang mencakup semua kebutuhan usaha dari hulu hingga ke hilir. Memang hasil akhir paling ideal adalah satu aplikasi yang mencakup semua kebutuhan kita, sehingga tidak perlu lagi ada aplikasi tambahan dan semua fitur tersambung dengan mulus tanpa hambatan dengan satu sama lain. Namun faktanya suatu sistem yang kompleks tidak dibangun dalam satu putaran. Aplikasi-aplikasi tersebut biasanya dibangun dalam beberapa tahap dimulai dari fitur yang paling krusial dan berdampak bagi alur bisnis perusahaan tersebut. Seiring berjalannya waktu, barulah fitur lain ditambahkan pada aplikasi tersebut. 

Walau begitu, jika Anda sudah memiliki rencana jangka panjang pengembangan aplikasi Anda, pastikan vendor mengetahuinya, sehingga mereka dapat mempersiapkan pondasi yang baik untuk mendukung pengembangan ke arah yang Anda inginkan. Tetapi, pertimbangkan untuk menyelesaikan proyek dalam beberapa tahap agar manfaat dapat terasa dulu sebelum berkomitmen terlalu besar secara biaya, waktu dan tenaga. Hal ini baik untuk kedua belah pihak, vendor dan klien bisa merasakan terlebih dulu pola kerja dan kecocokan satu sama lain dan proyek bisa selesai dengan lebih cepat sehingga tidak terjadi burn out. 

Tidak Memperhitungkan Masa Implementasi

Merancang dan membuat aplikasi bukanlah keseluruhan dari suatu proyek. Yang sering dilupakan oleh kedua belah pihak adalah masa implementasi. Apa itu masa implementasi? Setelah suatu aplikasi selesai dibuat, ada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan uji coba oleh pengguna di kondisi lapangan sebenarnya. Biasanya pada masa ini akan muncul hal-hal yang tidak terpikirkan sebelumnya yang berkaitan dengan kelalaian pemakai, atau kasus-kasus unik yang terjadi selama bisnis berlangsung. Kemungkinan besar hal tersebut akan memerlukan revisi atau perbaikan pada aplikasi. Jika hal ini tidak dibahas dan dimasukkan kedalam perhitungan biaya di awal pengerjaan, maka akan muncul ketidakpuasan dari keduabelah pihak. Pihak vendor merasa sudah selesai pekerjaannya dan muncul perubahaan, sedangkan pihak klien akan merasa aplikasi tidak bisa digunakan dengan optimal jika perubahan tidak dilakukan. Berdasarkan pengalaman saya menyelesaikan lebih dari 100 proyek selama 14 tahun terakhir, masa implementasi ini tidak bisa diabaikan atau dianggap remeh. Untuk proyek kecil, mungkin vendor masih bisa mentoleransi perubahan-perubahan minor, tetapi semakin besar cakupan proyek, semakin besar kemungkinan terjadi perubahan pada masa implementasi. Oleh karena itu, pastikan Anda menanyakan kepada vendor anda terkait penanganan dan biaya yang mungkin timbul pada masa ini. 

Definisi Warranty dan Maintenance yang Kurang Jelas

Melanjutkan dari masalah implementasi, beberapa vendor memberikan garansi atau perawatan setelah pekerjaan selesai. Biasanya hal ini merupakan bagian penting penentu apakah vendor tersebut akan dipilih atau tidak. Banyak klien puas dengan mendapatkan garansi satu tahun atau perawatan tahunan dengan biaya yang terjangkau. Namun yang sering terlupakan adalah, definisi jelas apa yang termasuk garansi, apa yang termasuk perawatan dan pada batasan mana vendor akan mulai membebankan biaya tambahan. Berdasarkan pengalaman saya, saya menentukan batasan garansi adalah ketika suatu fitur bekerja tanpa bug. Artinya, hasil hitungan benar, tidak ada crash atau berhenti di tengah jalan ketika digunakan, dan fitur yang dijanjikan diawal dapat berjalan sesuai dengan definisi pada saat proyek dimulai. Jika mencakup perubahan alur bisnis, atau penambahan fitur, maka itu akan dilakukan sebagai masa implementasi berbayar atau dibukakan kontrak pengembangan yang baru.

Perawatan atau maintenance juga perlu diperhatikan terutama untuk aplikasi yang berbasis web. Apa yang terjadi ketika aplikasi tidak bisa diakses karena server down atau penuh? Siapa yang harus dihubungi dan siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan server tetap berjalan? Siapa yang bertanggung jawab memastikan keamanan server dari serangan, memastikan server terupdate dengan software update terbaru, melakukan backup data atau sekedar membuatkan akun email baru? Jangan sampai Anda kehilangan domain atau data anda karena lupa memperpanjang layanan hosting dan domain. Hal-hal teknis seperti ini perlu didiskusikan diawal untuk memastikan Anda sebagai klien mendapatkan perawatan sistem yang baik sehingga Anda bisa fokus pada bisnis Anda dan tidak terganggu dengan hal-hal teknis tersebut.

Tidak Ada Kontrak Tertulis Antara Kedua Pihak

Hal ini terdengar sulit dipercaya, namun faktanya banyak proyek yang dimulai hanya dengan kesepakatan lisan. Walaupun dengan adanya kontrak tidak menjamin proyek pasti selesai dengan baik, kontrak akan sangat berguna untuk menyelesaikan perselisihan pendapat di kemudian hari. Dengan presentasi, pesan whatsapp atau percakapan melalui telefon, kebutuhan klien dapat tersampaikan dengan baik. Dan saya rasa, tidak banyak orang yang memulai suatu proyek dengan intensi buruk tidak menyelesaikannya. Tetapi, ingatan manusia terkadang tidak sebaik yang kita pikirkan. Dalam situasi inilah kontrak menjadi hal penting untuk memastikan kedua belah pihak berpegang pada dasar yang sama yang mengikat. Pastikan Anda membuat kontrak yang detail berisi cakupan fitur yang akan dibuat, biaya yang harus dibayarkan, masa waktu pekerjaan atau deadline hingga kepemilikan hasil kerja dan penyelesaian perselisihan. Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam kontrak yang bisa kita bahas dalam artikel lainnya di masa mendatang. Namun sederhananya, jika anda merasa hal tersebut penting untuk diingat, jangan ragu untuk menambahkan bagian tersebut pada kontrak yang dibuat. Setelah itu, pastikan kontrak dibuat rangkap dua, bermaterai dan ditandatangani kedua belah pihak untuk menjadi arsip masing-masing pihak. 

Konklusi

Kita tidak bisa memastikan bahwa suatu proyek akan berjalan lancar tanpa halangan, tetapi dengan melakukan persiapan yang baik, resiko bisa diminimalisir. Yang paling utama, jangan ragu untuk bertanya dan jaga komunikasi yang baik antara kedua belah pihak. Vendor yang baik, tidak akan ragu atau goyah ketika dihadapi dengan pertanyaan sulit. Bahaslah kemungkinan pahit di awal agar tidak menjadi masalah dikemudian hari. Sebagian besar proyek aplikasi gagal bukan karena teknologi yang digunakan, melainkan karena ekspektasi, komunikasi, dan perencanaan yang tidak dikelola dengan baik sejak awal. Semakin jelas kedua belah pihak memahami tujuan, batasan, dan tanggung jawab masing-masing, semakin besar kemungkinan proyek dapat selesai dengan baik.